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什么是有效的时间管理

【时间管理】 2016-03-20本文已影响

  有效的时间管理会带给我们更多的自由,减少工作和生活带给我们的压力。那么,什么是有效的时间管理?

  有效使用时间碎片

  你会发现每天有很多时间在不经意中流失掉了,例如等车、排队、走路,刷朋友圈等。然而这些碎片时间却被很多成功的繁忙人士利用起来。

  去年我选了一个非洲设计课,带这个课的老师是NLE事务所的创始人加负责人Kunle Adeyemi。他在OMA事务所(全世界顶级建筑设计事务所,CCTV就是出自OMA之手)干了十年,以前是专门负责亚太地区的项目总监。这门课有一周的时间在坦桑尼亚考察,他专门从荷兰飞过来指导我们。白天和我们一起在城市里面考察,晚上他还要和当地的老师及学生一起聚会交流。这一周里,他除了在坦桑尼亚教学,还在正常的运作自己的事务所。我们都很惊讶为什么和他整天在一起,他所有的电子邮件却都可以及时回答?设计方案都可以及时处理?后来我们发现,当其他人在飞机上、汽车上聊天、耍手机、听音乐和发呆的时候,他就把工作上的电子邮件全回了。

  小贴士:无论自己忙还是不忙,都可以把能利用时间碎片做的事先准备好,一遇到零散的时间就可以拿出来做。

  有时间规划的分心

  每个人精力最集中的时间会有所不同,有的人是早上,有的人是下午,有的人是晚上。人需要在精力最集中的时候做需要思考的事情,比如思考自己设计项目的概念,复习考试,自学新的软件。在其余时间做不需要精力高度集中的,比如重复性质的画图,一些枯燥的建模工作等。

  每个人都希望以积极的方式开始一天,而不是被动的。所以早上起来,千万别马上开始回邮件,刷朋友圈。可是99%的人都不可避免的在工作开始的时候就检查email,看朋友圈或者订阅号的文章。

  小贴士:社交网络瞥一眼,但别陷在那些无关紧要的事情里

  时间管理就是要找到自己的优先级,若颠倒顺序,一堆琐事占满了时间,重要的事情就没有时间做了。倒是可以在精力不太集中,做重复枯燥工作的间隙,用刷朋友圈、读微信文章来调剂大脑

  要事为先

  没有计划,就不能聪明地使用时间。如果不想早上的第一件事就让你喘不过气,整个一天都被压抑着,可以提前看看要做事项的列表和日历,挑出最重要的、当天一定要做完的几件事先做。这样可以避免错过任何截止日期,给自己带来不必要的紧张,也避免慌张破坏了好几天的情绪和工作效率。

  小贴士:在工作和生活中每天都有干不完的事。唯一能够做的就是分清事情的轻重缓急,才有可能加强执行力和效率。

  每天除了办又急又重要的事情外,一定要注意不要成为一些琐碎的急事的奴隶。对一些急但是不重要的事情,你要学会放弃,要能对人、对事、和对一些机会说 “不”,这样才是真正珍视自己的时间。

  多年来,我的习惯是头一天晚上在睡觉之前,想一想第二天要做什么,什么东西最重要,必须要完成,大致每一项需要预留多少时间,然后把重要的事情罗列到备忘录上面。对于近期的几个重要截止时间,我会早早地记录到备忘录上,提前几天就能醒目地看到什么东西快要截止了。这样心里会有个底,会让自己对第二天甚至是未来几天更有信心,也能在很大的工作量和压力之下,睡个好觉,保证第二天能够全力以赴,高效地完成自己计划安排的事情。

  宏观计划

  若你不知道要去哪儿,你不可能到达目的地,或者目的地会远远偏离最初的想法。通常高效或执行力强的人,会经常思考他们做的事情应该朝哪儿发展,几个月前制定的目标符不符合现在的实际情况。在制定目标时候,不要花太多时间在一些比较琐碎的问题上。有了战略目标就可以开始行动了,过多的纠结于细小的问题,只会沉溺在焦虑或者恐惧的情绪里,迟迟不敢往前迈步。

  2012年我拿到了康奈尔建筑系的录取,可是实在没有钱去,只能把学校的录取延期了一年,在国内预留了一年半的时间挣学费。那个时候真的是挺拼的,每个月平均下来要讲200多个小时的课,在一年半结束的时候,我算了算,存下的钱能支撑我两年的学业。第三年的学费哪里来呢?我当时决定先去美国,今后的路走一步看一步;如果入学的时间再往后延,可能我就不会再有勇气去深造了。后来,我用了两个暑假继续赚学费,最后一年拿到助教的机会,学费的问题迎刃而解。

  做设计和作品集也一样,要对作品集做一个整体规划,想好作品集的整体呈现效果。每一个作品和项目要有一个侧重点,想表达什么,要清楚。特别是在时间压力之下,应该提前去完成那些有助于表达主题的图像,而不是去纠结于其他图像的细节。

  及时的再评估

  无论是工作学习还是做设计项目,大多数的人开始时是一头扎进去,一味地做。其实在高压力下或者截止日期前,为了及时完成任务,更需要的是提前列出重要的事情,经常看看整体目标,根据全局变化调整自己的时间。

  比如,在期中和期末评图之前(建筑系的期中和期末评图相当于一般大学的期中和期末考试),我经常在评图前两天发现时间不够用,完不成给自己定下的图像数目的目标,一般都是因为自己把目标定得太高了。这时候要做出适当的妥协:首先完成对主题表达有帮助的图像,将那些锦上添花的排后,没有时间就直接放弃。人的目标通常会比自己能够达到的位置高一点。这时候,认清自己的真实处境十分重要,给自己一个客观公正的评价,就会很快的消除完不成任务的恐惧感和焦虑感。

  小贴士:在紧迫的时间下,迅速拿出一个可行的时间计划,全力以赴。

  如此一来,不仅克服了时间的问题,也保持了一个平和的心态,否则只会被完不成任务的恐惧困扰着,心神不宁,更不用提“高效”二字了。

  平衡工作和生活

  划清工作和生活的界限:学习工作再忙,对家人和朋友做出承诺后,一定要做到。我们在社会上是需要人情和人脉的,特别是走出大学校园之后。所以需要定期和家人聚在一起,不时的与朋友聚会,维系关系。

  给自己留出时间和自由:再忙也要学会挤出时间给自己,或者利用时间碎片保持自己的兴趣爱好。时间不是每一分钟都一样的,有的时候需要全神贯注做重要的工作,有的时候可以用休息来平衡。如果一直长时间全神贯注地工作,人是会累垮的。可以早上或晚上抽一点时间来健身,放假的时候尝试放下学习和工作,出去旅行。学习是一辈子都学不完的,工作也一辈子都做不完,给自己留点空间和自由,边进步边享受。

  关于时间的一点心得

  好的时间管理会带给我们更多的自由,减少工作和生活带给我们的压力。人永远都无法避免“缺少时间”。在设计的领域,我经常听到一些大师们说“你的设计和工作是永远停不下来的。你唯一可以停下来的时候,是你没有时间了。”这折射出很多领域的现象。如果我们把一生的时间当成整体来看,做到下一次的“没有时间”比上一次的“没有时间”更好,这样人生的曲线就是一直往上,永远在进步,心态也更加容易平和及满足。

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